Evolut Vállalati Integrált Rendszer – Tudástár

Programbevezetés személyi és technikai feltételei

Projektvezető
A projektvezető munkaügyi utasítási joggal rendelkezik. Irányítja az Evolut rendszer bevezetéséhez szükséges belső munkaszervezési, végrehajtási, egyeztetési, és koordinációs tevékenységet, a számviteli és készletgazdálkodási projektfelelősökön keresztül. Ellátja mindazon törvényi, illetve belső szabályozásból eredő feladatokat, amelyek az alábbi pontokban meghatározott feladatok végrehajtásához elengedhetetlenek, és ezzel biztosítja a vállalat törvényi előírásoknak, továbbá a tulajdonosi elvárásoknak megfelelő működését. Határozott elképzelése és terve van a bevezetendő Evolut Vállalati Integrált Rendszerrel kapcsolatban, tisztában van ettől a szoftvertől elvárható teljesítménnyel és lehetőségekkel. Szoftverfejlesztővel közösen tisztázza az igények és célok körülményeit, azok teljesítéseit, megoldási lehetőségeit.
Előzetesen már felmérte a vállalati rendszer alkalmazásával elérni kívánt célhoz szükséges körülményeket, rendelkezik a gazdálkodási folyamatok letisztított leírásával, ezeket a rendszer bevezetésének megrendelésében tételesen ismerteti szoftverfejlesztővel, és meghatározza azokat az elérni kívánt főbb célokat, amelyek a szoftverre való átállást indokolják.

Feladatai

  • Irányítja a projektfelelősök tevékenységét
  • Összefogja a vállalat összes, a bevezetésben és szoftver-üzemeltetésben érintett belső és külső munkatársát, a kezelésbetanulási, – és oktatási időszakban
  • Gondoskodik, hogy a megfelelő munkakörökben határidőre megtörténjen a betanulás, az illetékes munkatárs részt vegyen az oktatásban, továbbá ügyel arra, hogy a munkatársak sikeres belső vizsgát tegyenek a programhasználatból
  • Intézkedik a vállalat EDI-szolgáltatója felé, a rendszer bevezetésének teljes körű teszteléséről, ennek hiányában a rendszer bevezetése akadozni fog
  • Az elvégzendő sürgős feladatokat utasításba adja a projektfelelősöknek, illetékes munkatársaknak, azokat a megállapított határidőre elvégezteti
  • Megfelelő időt hagy a megtervezett bevezetési feladatok ütemezésénél a a felmerült, hibás felmérésből eredő emberi és technikai vonatkozású problémák megoldására

 

Számviteli projektfelelős
Elkészíti a vállalat letisztázott gazdasági folyamatainak leírását, mely azokat a pontokat tartalmazza kiemelten, ahol az Evolut Integrált Vállalati Rendszernek ezekhez igazodóan kell szolgáltatásokat nyújtania. (Készlet, raktár, rendelés, kiszállítás, vevő, szállító, bank, pénztár minden vonatkozásban felmerülő gazdasági események számviteli folyamatai)
Megnevezi a számvitelt érintő területeken azokat a bevezetésért részfelelősöket, akiknek a későbbiekben is feladatuk lesz a partnertörzs, cikktörzs, gyűjtőtörzs, áfakulcs-törzs, költséghely, árbevételi helyek, költségnem-törzsek, főkönyvi számlatükör, stb. karbantartása. (Raktáros, üzemgazdász, pénztáros, számlázó, tárgyi eszköznyilvántartó, kereskedő, bolti értékesítő, felvásárló, stb.)
Meghatározza azokat a munkaköröket, amelyekben a rendszer működtetésével szorosan összefüggő feladatokat, részfeladatokat, adatbeviteli műveletek végzik. Meghatározza és beállítja a program kezelőinek jogosultsági szintjeit. Gondoskodik ezeknek a munkatársaknak az összefogásáról, a részükre kiadott feladatok határidőre való elvégeztetéséről, betanításukról, belső vizsgáztatásukról. Ellenőrzi a szoftvertől elvárható minél jobb eredmény érdekében az átvett, előkészített adatállományban:

  • a számviteli törzsadatokat, a számlatükör számláit, az alkalmazott technikai, forint és deviza banki, pénztári és egyéb pénzügyi törzsadatokat, áfakulcsokat, a rendszerben végzett bármilyen típusú művelet számviteli paramétereit, szükség esetén módosítást javasol, illetve saját maga módosít
  • az őstermelők speciális adatainak kiegészítéséről
  • a partnerek bankszámla-számainak, adószámainak ellenőrzéséről, kiegészítéséről
  • ellenőrzi és gondoskodik a partnerekhez kapcsolódó adózási paraméterek beállításáról (Pl. EVA-s, pénzforgalmi áfás, áfa-mentes, fordított áfás, stb.)
  • a belföldi, uniós és exportszámlázás paramétereit, folyamatait
  • ellenőrzi és gondoskodik a rendszerből hiányzó készlet és szolgáltatási cikktörzs adatok felviteléről, a meglévők korrigálásáról,
  • ellenőrzi és gondoskodik a partnerek számlázásához kapcsolódó adatainak beállításáról, mint például saját bankszámla partnerhez rendelése, fizetési napok száma, számlázási cím, szállítási cím, stb.
  • ellenőrzi és gondoskodik a banki kapcsolatai között az elektronikus banki műveletek helyességéről, banki elfogadásáról
  • gondoskodik a jövedéki-,  a környezetvédelmi termékdíjak, a NETA adatok felviteléről, ezek paraméterezéséről és a konkrét termékekhez, cikkhez rendeléséről
  • átveszi, értelmezi és kontrollálja a cikktörzs-rendszer felépítésének leírását, észrevételeket tesz, korrigál és kiegészít
  • gondoskodik a szükséges új cikkelemek, cikkcsoportok, cikk-alcsoportok stb. felviteléről
  • gondoskodik a kialakítandó raktárak meghatározásáról és azok rendszerbe viteléről
  • kialakítja a rendszerben használatos gyűjtők, telephelyek, telepek, további cikktörzs-adatait, az átadott rendszert ezekkel szükség esetén kiegészíti
  • előkészíti a tárgyi eszközcsoportokba az eszközök felvitelét segítő adatimport elvégzését, az előző nyilvántartás adatainak átvételéhez, az általunk megnyitott eszközcsoportokon belül.
  • gondoskodik az új rendszer sajátosságaiból adódó számviteli szabályzatok (pl. árfolyam-alkalmazás), munkaköri leírások módosításáról

Olyan szinten sajátítja el az Evolut rendszer kezelését, működtetését, paraméterezését a bevezetési időszak végére, hogy a képes legyen új gazdasági események, folyamatok paraméterezésére, szabályozására, a beosztott munkatársak eligazítására.

Készletgazdálkodási projektfelelős
Elkészíti a vállalat készleteivel kapcsolatos gazdálkodási folyamatok leírását, kiemelten azokat a kontrollpontokat, ahol az alkalmazni kívánt Evolut rendszernek a bevezetési koncepciók között meghatározott elképzelések szerint szolgáltatásokat kell nyújtania. (Kereskedő, készletkezelés, raktár, rendelés, kiszállítás, vevő minden vonatkozásban felmerülő gazdasági események folyamatainak leírásával)

Megnevezi a készletgazdálkodást érintő területeken azokat a bevezetésért felelős munkaköröket, akiknek a későbbiekben is feladatuk lesz a partnertörzs, cikktörzs, gyűjtőtörzs, árjegyzék, stb. karbantartása. (Raktáros, kereskedő, számlázó, bolti értékesítő, stb.)

Meghatározza azokat a munkaköröket, amelyekben a rendszer működtetésével szorosan összefüggő készletkezelői, kereskedői, számlázói, rendelés-nyilvántartói feladatokat, részfeladatokat, összefüggő és folyamatos adatbeviteli műveletek végzik. Meghatározza és beállítja a készletekkel kapcsolatos programkezelői jogosultságokat. Gondoskodik ezeknek a munkatársaknak az összefogásáról, a részükre kiadott feladatok határidőre való elvégeztetéséről, betanításukról, belső vizsgáztatásukról. Ellenőrzi a szoftvertől elvárható minél jobb eredmény érdekében az átvett, előkészített adatállományt,

  • amelyben gondoskodik a készletgazdálkodás, a teljes értékesítés folyamatainak ellenőrzéséről
  • gondoskodik a rendszerből hiányzó cikktörzs- partnertörzs, e-számlatörzs, EDI-adatok felviteléről, a meglévők korrigálásáról,
  • gondoskodik a partnerosztályok kialakításáról, felviteléről, a partnerek hozzárendeléséről
  • gondoskodik a partnerkapcsolati adatok – főleg kereskedőknél fontos – beírásáról,
  • gondoskodik a partnerek számlázásához kapcsolódó adatainak megadásáról, pl. saját bankszámla partnerhez rendeléséről, a fizetési napok számának helyes beállításáról, a számlázási cím, szállítási cím helyességéről
  • ellenőrzi a partnerek telephelyeinek, költséghelyeinek bevitelét, szükség esetén korrigálja azokat
  • átveszi, kontrollálja a cikktörzs-rendszer felépítésének leírását, észrevételeket tesz, szükség esetén korrigál és kiegészít – melyről bennünket tájékoztat
  • gondoskodik a szükséges új cikkelemek, cikkcsoportok, cikk-alcsoportok stb. felviteléről
  • biztosítja a cikktörzsben a vevő-cikkszámok cikkelemekhez való hozzárendelését
  • gondoskodik a cikktörzsben listaár felviteléről, az egyes árjegyzékek létrehozásáról
  • biztosítja a cikktörzsben a vevő-cikkszámok cikkelemekhez való hozzárendelését
  • gondoskodik a kialakítandó raktárak meghatározásáról és azok rendszerbe viteléről
  • gondoskodik az EDI számlás partnereknél a partnertörzs megfelelő beállításáról, a megfelelő adatokkal való feltöltésről
  • ellenőrzi az EDI számla tartalmi helyességét, szükség esetén egyeztet az EDI-szolgáltatóval a rendszer beállításának tesztelése során
  • kialakítja a készletrendszerben és kereskedői területen használatos raktárak, ügynöki gyűjtők, telephelyek, telepek, további cikktörzs-adatait, az átadott rendszert ezekkel szükség esetén kiegészíti

Olyan szinten sajátítja el az Evolut rendszer elvi működését, gyakorlati kezelését, rendszeres működtetését, paraméterezését a bevezetési időszak végére, hogy a képes legyen új árjegyzékek, megrendelések, cikktörzsek, gyártásindítások, egyéb készletgazdálkodási események, folyamatok paraméterezésére, szabályozására.

Néhány gondolat a bevezetéseink során tapasztalt problémákról
Fontos, hogy legyen a bevezető vállalat vezetőjének, projektvezetőjének konkrét célja a rendszerrel és határozott elképzelése a szoftvertől elvárt teljesítményről. Ez ne változzon lényegesen a bevezetés időszakában, és később se keveredjen össze az egyedi igények kimunkálása az általánosan elvárható programfunkciókkal, ezért fontos az igények és célok meghatározása. Általában alig kiérlelt elképzelésekkel találkozunk, illetve lényeges dolgokat csak egy előrehaladott bevezetési szakaszban ismertetnek velünk, ami lényegesen hátráltatja a bevezetést, veszélyeztetve a határidő betartását. Sokszor mi hívjuk fel a figyelmet olyan tényezőkre, amik alapvetőek, de a megrendelő ezeknek nem tulajdonít jelentőséget. Tapasztaltuk már, hogy nem veszik komolyan a bevezetés során az oktatást, a belső vizsgát, amik kihatásai a későbbiekben károsan  jelentkeznek. A rendszer által megkívánt munkamegosztáshoz nem igazítják hozzá a munkaköri leírásokat, illetve erre nézve nem támasztanak az üzemelés során az adott munkatárs felé elvárásokat. Tapasztaltuk már, hogy a vezetés érti, akarja, de a rendszerben dolgozók nem, és hozzáállásukkal megpróbálják meghiúsítani, megnehezíteni a bevezetést. Mindez olyan konfliktushelyzeteket képes előidézni, ami megkérdőjelezi az egész projekt megvalósíthatóságát.

Kérdése van?
Keressen minket!
Tel.: +36-75/343-646E-mail: info@contorg.hu
Postacímünk: 7020 Dunaföldvár, Gábor Pál utca 5.
Teamviewer - Contorg
© Copyright 1988-2018. Contorg Kft. Minden jog fenntartva. Adatkezelési tájékoztató Arculattervezés, honlaptervezés: Kreatív Vonalak