Dokumentumkezelés, – feldolgozás

Az irodai irattárolás elkerülhetetlen, a könyvelés alapbizonylatai jórészt még mindig papíron készülnek – a szerződések, teljesítési igazolások, és még a számlák jó része is – sajnos. A bizonylatok a könyvelést követően irattárba (polcra) kerülnek és az egyéb dokumentumokkal együtt gyűlnek év végéig, hacsak közben vissza nem adjuk havonta az ügyfélnek, vagy a cég irattárába nem visszük.
Időnként egyes szerződésekre, számlákra utólag szükség van, elő kell venni, meg kell nézni, milyen előírások vannak, egy-egy számla milyen tételeket tartalmaz, milyen egyéb azonosítók találhatók a benne, stb. Ezeket egy adóellenőrzés során is elő kell venni, sőt az alapbizonylatokat fel is kell ezekkel szerelni, mert ezek támasztják alá az adólevonásunk jogosságát, stb.

Hányszor fordult már elő, hogy hónapokkal később egy-egy könyvelési tételt meg kell alapbizonylat alapján még egyszer vizsgálnunk, amihez elő kell venni az alapbizonylatot, esetleg a hozzá tartozó szerződést, a teljesítési igazolást, vagy éppen a teljesítés körülményeit jelentősen befolyásoló, és bizonyító levelezést, egyéb iratokat, fuvarleveleket, dokumentumokat?

Nem  biztos, hogy elő tudjuk venni az alapbizonylatot és a kapcsolódó egyéb dokumentumokat, mert már
– Már visszaadtuk az ügyfélnek…
– Már elkerült az irattárba…
– Hosszabb időbe kerül előkeresni, vagy napokba telik, míg az ügyfél visszahozza…
– Elkérte a pályázati ellenőr, vagy éppen adóellenőrzésen van, stb…

Ezek mind reális esetek!

Elég sokféle bizonylat, okmány lehet, amelyeket a könyvelésnél, áfalevonásánál meg kell tartanunk! Szerződések, teljesítést igazoló további okmányok (fuvarlevelek, vámhatározatok, CMR-ek, garancia levelek, stb.), levelezések PDF formátumban a könyvelési tételhez való hozzárendelésével lehetőség lesz bármikor elővenni. A PDF dokumentumokat természetesen könyvelésre használjuk a papír alapú bizonylatok helyett, de lehetőség van egy későbbi időpontban is ezekkel a PDF okmányokkal kiegészíteni  egy-egy ügylet könyvelési tételeit, annak érdekében, hogy digitális formában álljon rendelkezésünkre a teljes dokumentáció.

Ha a könyvelési dokumentumkezelőt használjuk, akkor lehetőség van arra, hogy az alapbizonylatokról készített PDF formátumú „képeket” (fájlokat) könyvelés közben ne papíron lássuk, és közvetlenül hozzácsatolhassuk az adott könyvelési tételhez. Ennek a PDF fájlnak a dokumentum-kezelőben való használata lehetővé teszi, hogy könyvelés közben azonnal elénk kerüljön a kérdéses bizonylat, számla, szerződés, stb. amit ki is nyomtathatunk, vagy azonnal tovább küldhetünk. Ez pedig időben mérhető előnyt jelent!

A másik előny akkor keletkezik, ha Home Office-ban dolgozunk, és ehhez távolról feltöltik (aki lehet maga az ügyfél, vagy az irodánk egyik e feladatot ellátó munkatársa) a tárhelyünkre az alapbizonylatok PDF fájljait, és vagy egy osztott képernyőn, vagy egy második monitoron azokat könyvelés közben megjelenítve – mintha a papírszámla ott lenne az asztalunkon – tudjuk a könyvelési tételeket rögzíteni, és ami a lényeg: ezekhez hozzákapcsolni a PDF „képeket”. A hozzá kapcsolás lényegében egy kattintás, amit úgy is el fel lehet fogni, hogy a könyvelési azonosító (napló) számot ráírjuk kézzel az alapbizonylatra.

A rendszerünk úgy működik, hogy a beszkennelt (PDF) dokumentumokat az adott könyvelési tételhez hozzá lehet kapcsolni, és a könyvelési tételt a képernyőn visszakeresve a hozzá kapcsolt dokumentum fájlban is megnézhető, kinyomtatható. Ezzel a megoldással a könyvelés és a dokumentumok egységes feldolgozása valósul meg.  Ezzel a rendszerrel pár perc alatt az évekkel korábbról keresett szerződés, számla, vagy egyéb okmány elővehető!

A rendszerben a már letárolt PDF dokumentumok között  lehet szövegre, vagy karakterekre is keresni, tartozik hozzá egy OCR- karakter felismerő alkalmazás. Ezzel aztán tényleg gyorsan megtalálhatjuk egy-egy ügylet bizonylatait. 

Tekintettel az irattárolási helyszűkére ezeket a bizonylatokat, dokumentumokat már nem kell fizikai valójukban tárolnunk, ezzel a megoldással akkor is azonnal kézbe vehetők, még ha több évre is nyúlik vissza egy-egy beruházással, gazdasági eseménnyel, egy beszerzéssel kapcsolatos adatkeresésünk. Érdemes lenne kiszámolni, hogy az irodai irattárolás mennyibe kerül, főként akkor, ha több évnyi könyvelési anyagot, egyéb dokumentumot kell tárolnunk!

Nyilván való, hogy ezt a könyvelési dokumentumkezelést több telephelyes cégnél is jól lehet használni, de szükség esetén használható könyvelőirodai szolgáltatások nyújtása során egyaránt. Utólag is hozzákapcsolható a már meglévő és használatban lévő Evolut Kettős könyvviteli és Vállalati Integrált rendszereinkhez.
Az is nyilvánvaló, hogy egy ilyen tudású szoftver esetében új fajta munkavégzést lehet meghonosítani, ehhez meg kell szervezni, az iratkezelési feladatokat, meg kell határozni a kezelési fázisokat, szétosztásukat, stb. illetve olyan technikai feltételeket kell biztosítani, amelyek kellemessé teszik ezt a technikailag fejlettebb munkavégzést. Erre nézve nincs konkrét használati előírása, de a technikai felépítés elég tág határok között jelöli ki a lehetőségeket! Alkalmazásával újra lehet gondolni  a telephelyek és a központ közötti kapcsolattartás  módját, a bevezetésével adódó munkaszervezési, munkahelyi környezeti kérdéseket, könyvelőknél pedig az ügyféllel való együttműködés tartalmát, stb. Ez a dokumentum-kezelő és feldolgozó szoftver a Contorg Evolut Pénzügyi és Számviteli Rendszer önálló moduljaként már 2018. óta használatban van! Érdeklődése esetén keressen bennünket bizalommal, munkatársaink készségesen segítenek Önnek!

Kérdése van?
Keressen minket!
Tel.: +36-75/343-646E-mail: info@contorg.hu
Postacímünk: 7020 Dunaföldvár, Gábor Pál utca 5.
Teamviewer - Contorg
© Copyright 1988-2021. Contorg Kft. Minden jog fenntartva. Adatkezelési tájékoztató Arculattervezés, honlaptervezés: Kreatív Vonalak