Evolut Vállalati Integrált Rendszer – Bevezetési tudnivalói

Programbevezetés személyi és technikai feltételei

Projektvezető
A projektvezető munkaügyi utasítási joggal rendelkezik. Irányítja az Evolut rendszer bevezetéséhez szükséges belső munkaszervezési, végrehajtási, egyeztetési, és koordinációs tevékenységet, a számviteli és készletgazdálkodási projektfelelősökön keresztül. Ellátja mindazon törvényi, illetve belső szabályozásból eredő feladatokat, amelyek az alábbi pontokban meghatározott feladatok végrehajtásához elengedhetetlenek, és ezzel biztosítja a vállalat törvényi előírásoknak, továbbá a tulajdonosi elvárásoknak megfelelő működését. Határozott elképzelése és terve van a bevezetendő Evolut Vállalati Integrált Rendszerrel kapcsolatban, tisztában van ettől a szoftvertől elvárható teljesítménnyel és lehetőségekkel. Szoftverfejlesztővel közösen tisztázza az igények és célok körülményeit, azok teljesítéseit, megoldási lehetőségeit.
Előzetesen már felmérte a vállalati rendszer alkalmazásával elérni kívánt célhoz szükséges körülményeket, rendelkezik a gazdálkodási folyamatok letisztított leírásával, ezeket a rendszer bevezetésének megrendelésében tételesen ismerteti szoftverfejlesztővel, és meghatározza azokat az elérni kívánt főbb célokat, amelyek a szoftverre való átállást indokolják.

Feladatai

Irányítja a projektfelelősök tevékenységét
Összefogja a vállalat összes, a bevezetésben és szoftver-üzemeltetésben érintett belső és külső munkatársát, a kezelésbetanulási, – és oktatási időszakban
Gondoskodik, hogy a megfelelő munkakörökben határidőre megtörténjen a betanulás, az illetékes munkatárs részt vegyen az oktatásban, továbbá ügyel arra, hogy a munkatársak sikeres belső vizsgát tegyenek a programhasználatból
Intézkedik a vállalat EDI-szolgáltatója felé, a rendszer bevezetésének teljes körű teszteléséről, ennek hiányában a rendszer bevezetése akadozni fog
Az elvégzendő sürgős feladatokat utasításba adja a projektfelelősöknek, illetékes munkatársaknak, azokat a megállapított határidőre elvégezteti
Megfelelő időt hagy a megtervezett bevezetési feladatok ütemezésénél a a felmerült, hibás felmérésből eredő emberi és technikai vonatkozású problémák megoldására

Számviteli projektfelelős
Elkészíti a vállalat letisztázott gazdasági folyamatainak leírását, mely azokat a pontokat tartalmazza kiemelten, ahol az Evolut Integrált Vállalati Rendszernek ezekhez igazodóan kell szolgáltatásokat nyújtania. (Készlet, raktár, rendelés, kiszállítás, vevő, szállító, bank, pénztár minden vonatkozásban felmerülő gazdasági események számviteli folyamatai)
Megnevezi a számvitelt érintő területeken azokat a bevezetésért részfelelősöket, akiknek a későbbiekben is feladatuk lesz a partnertörzs, cikktörzs, gyűjtőtörzs, áfakulcs-törzs, költséghely, árbevételi helyek, költségnem-törzsek, főkönyvi számlatükör, stb. karbantartása. (Raktáros, üzemgazdász, pénztáros, számlázó, tárgyi eszköznyilvántartó, kereskedő, bolti értékesítő, felvásárló, stb.)
Meghatározza azokat a munkaköröket, amelyekben a rendszer működtetésével szorosan összefüggő feladatokat, részfeladatokat, adatbeviteli műveletek végzik. Meghatározza és beállítja a program kezelőinek jogosultsági szintjeit. Gondoskodik ezeknek a munkatársaknak az összefogásáról, a részükre kiadott feladatok határidőre való elvégeztetéséről, betanításukról, belső vizsgáztatásukról. Ellenőrzi a szoftvertől elvárható minél jobb eredmény érdekében az átvett, előkészített adatállományban:

a számviteli törzsadatokat, a számlatükör számláit, az alkalmazott technikai, forint és deviza banki, pénztári és egyéb pénzügyi törzsadatokat, áfakulcsokat, a rendszerben végzett bármilyen típusú művelet számviteli paramétereit, szükség esetén módosítást javasol, illetve saját maga módosít
az őstermelők speciális adatainak kiegészítéséről
a partnerek bankszámla-számainak, adószámainak ellenőrzéséről, kiegészítéséről
ellenőrzi és gondoskodik a partnerekhez kapcsolódó adózási paraméterek beállításáról (Pl. EVA-s, pénzforgalmi áfás, áfa-mentes, fordított áfás, stb.)
a belföldi, uniós és exportszámlázás paramétereit, folyamatait
ellenőrzi és gondoskodik a rendszerből hiányzó készlet és szolgáltatási cikktörzs adatok felviteléről, a meglévők korrigálásáról,
ellenőrzi és gondoskodik a partnerek számlázásához kapcsolódó adatainak beállításáról, mint például saját bankszámla partnerhez rendelése, fizetési napok száma, számlázási cím, szállítási cím, stb.
ellenőrzi és gondoskodik a banki kapcsolatai között az elektronikus banki műveletek helyességéről, banki elfogadásáról
gondoskodik a jövedéki-, a környezetvédelmi termékdíjak, a NETA adatok felviteléről, ezek paraméterezéséről és a konkrét termékekhez, cikkhez rendeléséről
átveszi, értelmezi és kontrollálja a cikktörzs-rendszer felépítésének leírását, észrevételeket tesz, korrigál és kiegészít
gondoskodik a szükséges új cikkelemek, cikkcsoportok, cikk-alcsoportok stb. felviteléről
gondoskodik a kialakítandó raktárak meghatározásáról és azok rendszerbe viteléről
kialakítja a rendszerben használatos gyűjtők, telephelyek, telepek, további cikktörzs-adatait, az átadott rendszert ezekkel szükség esetén kiegészíti
előkészíti a tárgyi eszközcsoportokba az eszközök felvitelét segítő adatimport elvégzését, az előző nyilvántartás adatainak átvételéhez, az általunk megnyitott eszközcsoportokon belül.
gondoskodik az új rendszer sajátosságaiból adódó számviteli szabályzatok (pl. árfolyam-alkalmazás), munkaköri leírások módosításáról

Olyan szinten sajátítja el az Evolut rendszer kezelését, működtetését, paraméterezését a bevezetési időszak végére, hogy a képes legyen új gazdasági események, folyamatok paraméterezésére, szabályozására, a beosztott munkatársak eligazítására.

Készletgazdálkodási projektfelelős
Elkészíti a vállalat készleteivel kapcsolatos gazdálkodási folyamatok leírását, kiemelten azokat a kontrollpontokat, ahol az alkalmazni kívánt Evolut rendszernek a bevezetési koncepciók között meghatározott elképzelések szerint szolgáltatásokat kell nyújtania. (Kereskedő, készletkezelés, raktár, rendelés, kiszállítás, vevő minden vonatkozásban felmerülő gazdasági események folyamatainak leírásával)

Megnevezi a készletgazdálkodást érintő területeken azokat a bevezetésért felelős munkaköröket, akiknek a későbbiekben is feladatuk lesz a partnertörzs, cikktörzs, gyűjtőtörzs, árjegyzék, stb. karbantartása. (Raktáros, kereskedő, számlázó, bolti értékesítő, stb.)

Meghatározza azokat a munkaköröket, amelyekben a rendszer működtetésével szorosan összefüggő készletkezelői, kereskedői, számlázói, rendelés-nyilvántartói feladatokat, részfeladatokat, összefüggő és folyamatos adatbeviteli műveletek végzik. Meghatározza és beállítja a készletekkel kapcsolatos programkezelői jogosultságokat. Gondoskodik ezeknek a munkatársaknak az összefogásáról, a részükre kiadott feladatok határidőre való elvégeztetéséről, betanításukról, belső vizsgáztatásukról. Ellenőrzi a szoftvertől elvárható minél jobb eredmény érdekében az átvett, előkészített adatállományt,

amelyben gondoskodik a készletgazdálkodás, a teljes értékesítés folyamatainak ellenőrzéséről
gondoskodik a rendszerből hiányzó cikktörzs- partnertörzs, e-számlatörzs, EDI-adatok felviteléről, a meglévők korrigálásáról,
gondoskodik a partnerosztályok kialakításáról, felviteléről, a partnerek hozzárendeléséről
gondoskodik a partnerkapcsolati adatok – főleg kereskedőknél fontos – beírásáról,
gondoskodik a partnerek számlázásához kapcsolódó adatainak megadásáról, pl. saját bankszámla partnerhez rendeléséről, a fizetési napok számának helyes beállításáról, a számlázási cím, szállítási cím helyességéről
ellenőrzi a partnerek telephelyeinek, költséghelyeinek bevitelét, szükség esetén korrigálja azokat
átveszi, kontrollálja a cikktörzs-rendszer felépítésének leírását, észrevételeket tesz, szükség esetén korrigál és kiegészít – melyről bennünket tájékoztat
gondoskodik a szükséges új cikkelemek, cikkcsoportok, cikk-alcsoportok stb. felviteléről
biztosítja a cikktörzsben a vevő-cikkszámok cikkelemekhez való hozzárendelését
gondoskodik a cikktörzsben listaár felviteléről, az egyes árjegyzékek létrehozásáról
biztosítja a cikktörzsben a vevő-cikkszámok cikkelemekhez való hozzárendelését
gondoskodik a kialakítandó raktárak meghatározásáról és azok rendszerbe viteléről
gondoskodik az EDI számlás partnereknél a partnertörzs megfelelő beállításáról, a megfelelő adatokkal való feltöltésről
ellenőrzi az EDI számla tartalmi helyességét, szükség esetén egyeztet az EDI-szolgáltatóval a rendszer beállításának tesztelése során
kialakítja a készletrendszerben és kereskedői területen használatos raktárak, ügynöki gyűjtők, telephelyek, telepek, további cikktörzs-adatait, az átadott rendszert ezekkel szükség esetén kiegészíti

Olyan szinten sajátítja el az Evolut rendszer elvi működését, gyakorlati kezelését, rendszeres működtetését, paraméterezését a bevezetési időszak végére, hogy a képes legyen új árjegyzékek, megrendelések, cikktörzsek, gyártásindítások, egyéb készletgazdálkodási események, folyamatok paraméterezésére, szabályozására.

Néhány gondolat a bevezetéseink során tapasztalt problémákról
Fontos, hogy legyen a bevezető vállalat vezetőjének, projektvezetőjének konkrét célja a rendszerrel és határozott elképzelése a szoftvertől elvárt teljesítményről. Ez ne változzon lényegesen a bevezetés időszakában, és később se keveredjen össze az egyedi igények kimunkálása az általánosan elvárható programfunkciókkal, ezért fontos az igények és célok meghatározása. Általában alig kiérlelt elképzelésekkel találkozunk, illetve lényeges dolgokat csak egy előrehaladott bevezetési szakaszban ismertetnek velünk, ami lényegesen hátráltatja a bevezetést, veszélyeztetve a határidő betartását. Sokszor mi hívjuk fel a figyelmet olyan tényezőkre, amik alapvetőek, de a megrendelő ezeknek nem tulajdonít jelentőséget. Tapasztaltuk már, hogy nem veszik komolyan a bevezetés során az oktatást, a belső vizsgát, amik kihatásai a későbbiekben károsan jelentkeznek. A rendszer által megkívánt munkamegosztáshoz nem igazítják hozzá a munkaköri leírásokat, illetve erre nézve nem támasztanak az üzemelés során az adott munkatárs felé elvárásokat. Tapasztaltuk már, hogy a vezetés érti, akarja, de a rendszerben dolgozók nem, és hozzáállásukkal megpróbálják meghiúsítani, megnehezíteni a bevezetést. Mindez olyan konfliktushelyzeteket képes előidézni, ami megkérdőjelezi az egész projekt megvalósíthatóságát.

Evolut Vállalati Integrált Rendszer – Bevezetési tudnivalói

Programbevezetés személyi és technikai feltételei

További ismertetők a rendszerről